Probedrijven heeft als doel om werk voor iedereen toegankelijk te maken. Zij bieden mensen die vallen onder de wet Sociale Werkvoorziening, de regeling Beschut Werk en de regeling Duurzaam aan het werk met Loonkostensubsidie plaats om te werken. Probedrijven organiseert en faciliteert dit vanuit de kop van Noord-Holland. Dit doen zij met zo`n 700 mensen, verdeeld over vijf divisies en verschillende locaties. Een van deze locaties is het hoofdkantoor in Schagen, waar ongeveer 90 mensen werkzaam zijn in verschillende functies. Denk hierbij aan teamleiders, administratief medewerkers, HR, financiën en ICT.

WiFi (on)bereikbaar

Tot een jaar geleden was er op dit hoofdkantoor slechts beperkt WiFi aanwezig. Lange tijd vormde dit geen onoverkomelijke belemmeringen. Maar door de wens om de organisatie verder te professionaliseren ontstond meer en meer de behoefte aan een stabiel, snel en toekomstbestendig WiFi-netwerk. Om deze groeiende behoefte goed in te kunnen vullen, werd in 2021 Giant ICT benaderd. Rolf Kapitein, systeembeheerder bij Probedrijven, blikt terug op dit door Giant ICT succesvol geïmplementeerde traject.

Terugkijkend op de oude situatie, kan Rolf kort zijn: ‘Er was wel iets van WiFi, maar veel verder dan de ontvangstruimte kwam het bereik niet’. Rolf doelt hiermee op een beperkt WiFi-gastennetwerk dat ook deels door het eigen kantoorpersoneel werd gebruikt. Los daarvan was in het magazijn een tweede WiFi-netwerk aanwezig en samen werkte dit verre van optimaal. Meerdere netwerken van verschillende vendoren, die niet geïntegreerd waren en zonder enige vorm van beheer. ‘Dat wilde Probedrijven anders zien’ aldus Rolf.

Zowel voor het personeel alsook voor gasten was de WiFi-infrastructuur op het hoofdkantoor niet optimaal ingeregeld. Rolf zegt daarover: ‘Mensen die van onze spreekruimtes gebruikmaakten, moesten hun laptop met een UTP-kabel aansluiten om gebruik te kunnen maken van het internet’. Een situatie die niet meer van deze tijd was en veroorzaakt werd doordat eerdergenoemd gastennetwerk niet in het hele pand beschikbaar was. Door deze situatie moesten medewerkers en gasten soms noodgedwongen gebruikmaken van hun eigen mobiele databundel. Een situatie die voor Probedrijven niet langer werkbaar meer was. Hierdoor ontstond de behoefte aan één volledig dekkend WiFi-netwerk met eenduidig en gecentraliseerd beheer.

Een andere beweegreden voor het aanpakken van het netwerk was de wens tot het moderniseren van de werkplekken bij Probedrijven. ‘We zijn bezig met de moderne werkplek, dat wil zeggen een werkplek in de cloud gebaseerd op Microsoft 365’. Vanuit deze nieuwe moderne werkplek worden meer medewerkers voorzien van een laptop. Daarmee zijn zij niet langer gebonden aan een vaste werkplek met een vaste internetverbinding. Om dit te laten slagen is een goed WiFi-netwerk onontbeerlijk. ‘Dus dat moest gewoon geregeld gaan worden’ geeft Rolf aan.

Aanpak Giant ICT

De aanpak van Giant ICT voor projecten als dat bij Probedrijven, is altijd hetzelfde. Giant ICT start met het uitvoeren van een analyse van de huidige situatie, ook wel een site survey genoemd. Met deze site survey wordt in kaart gebracht hoe het WiFi-netwerk wordt gebruikt. Denk hierbij aan welke apparaten gebruikmaken van het netwerk, op welke tijdstippen en waar in het pand het netwerk het zwaarst wordt belast en of er veel wordt geroamd tussen de verschillende access points. Aan de hand van de antwoorden op deze vragen, wordt bepaald hoeveel access points er benodigd zijn, welke type access points en op welke plek deze dienen te worden geplaatst.

Nieuw betrouwbaar WiFi-netwerk op basis van HPE Aruba

Bij Probedrijven zijn er naar aanleiding van de uitkomsten van de site survey 35 access points van HPE Aruba geplaatst in het hoofdkantoor te Schagen. Bij het plaatsen van de access points is rekening gehouden met de werkzaamheden van Probedrijven. Zo is er ook een drietal outdoor access points buiten het pand geplaatst. De reden hiervoor is tweeledig: Enerzijds zijn mensen hiermee in staat om zich van de ene ruimte naar de andere ruimte te bewegen, zonder de connectie met het netwerk te verliezen. Anderzijds is het hiermee mogelijk om bijvoorbeeld vervoerders en leveranciers buiten te kunnen laten connecteren met het netwerk.

Het plaatsen van al deze access points was een flink project, erkent Rolf. ‘Het hele project was best groot geworden. Maar het doel was duidelijk: Als we het doen, dan doen het in één keer goed’. Hiermee doelt Rolf ook op het feit dat er bij het uitvoeren van dit project rekening is gehouden met toekomstige uitbreiding of veranderende belasting. Een voorbeeld hiervan is het bellen over IP. Dit doet Probedrijven nog niet, maar het behoort met enkele kleine aanpassingen nu wel tot de mogelijkheden. Rolf is Giant ICT dankbaar voor haar rol in de uitvoering van dit project. ‘Met dank aan de inzet van Giant ICT, en ook van zusterbedrijf Giant Telcom voor de bekabeling en ontsluiting naar het internet, is dit een toekomstbestendig netwerk geworden. Alles is vlekkeloos verlopen en we schakelen heel prettig met elkaar’.

Compleet inzicht èn overzicht met Aruba Central

Een ander heikel punt van de oude situatie bij Probedrijven was het gebrek aan overzicht. Door access points van verschillende merken, waarvan er voor sommige geen up-to-date firmware beschikbaar was, was er geen centrale monitoring beschikbaar. Door nu gebruik te maken van Aruba Central heeft Probedrijven dit inzicht wel. ‘Ik krijg nu melding van een mogelijk probleem, nog voordat er iemand kan klagen dat er een probleem is. Sterker nog, ik kijk elke dag even naar de status en kan niets anders concluderen dan dat het perfect werkt’.

Partnership voor de lange termijn

Probedrijven is blij met de manier waarop Giant ICT haar werkzaamheden heeft uitgevoerd. ‘Wat daarnaast heel fijn is, is dat Giant ICT altijd met ons meedenkt’. Zo wordt elk najaar gezamenlijk vooruitgekeken naar de te verwachten en benodigde investeringen voor ICT. Deze kunnen dan worden opgenomen in de begroting voor het komende jaar. Omdat Probedrijven gebonden is aan vooraf bepaalde budgetten biedt dit voorspelbaarheid in kosten. Ook Giant ICT is blij met haar samenwerking met Probedrijven en koestert de relatie die er onderling is. Probedrijven gaat nu met vertrouwen de toekomst tegemoet en weet zich daarin gesteund door de ontzorging van Giant ICT.